Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
Umowa z programistą jest kluczowym dokumentem, który powinien precyzyjnie określać zasady współpracy pomiędzy zleceniodawcą (tj. np. dużym przedsiębiorstwem opierającym swoje działania na nowych technologiach, start-up’em, agencją marketingową, itp.) a wykonawcą, czyli programistą bądź softwarehouse’em. Niezależnie od tego, czy umawiamy się z freelancerem, czy też z firmą informatyczną, niezwykle istotne jest dokładne przeanalizowanie zapisów umowy i upewnienie się, że wszystkie jej elementy zostały opisane w sposób jasny i jednoznaczny.
W tym artykule omówimy podstawowe elementy, jakie powinna zawierać umowa z programistą / web developerem / software house’em, tak by uniknąć nieporozumień i zapewnić odpowiednie zabezpieczenie dla obu stron.
Umowa z programistą, mimo że nie została wprost uregulowana w przepisach prawa, to przy jej tworzeniu należy wziąć pod uwagę przepisy Kodeksu cywilnego, w tym w szczególności te dotyczące umowy o dzieło (art. 627-646 k.c.), umowy zlecenia (art. 734-751 k.c.), Kodeksu Pracy oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Poniżej wskażemy Wam najważniejsze aspekty, które powinniście omówić z kontrahentem zawierając umowę a także dokładnie opisać w jej treści w taki sposób, by zarówno strony jak i osoby trzecie czytające umowę, nie miały wątpliwości co do zawartych ustaleń.
1. Opis projektu i jego zakres
Pierwszym elementem umowy powinien być dokładny opis projektu, w tym zakres prac, jakie mają zostać wykonane. W tym miejscu powinno się dokładnie określić, jakie funkcjonalności mają być stworzone, jakie technologie mają zostać wykorzystane, a także jakie terminy mają być dochowane przez wykonawcę. Z uwagi na specyfikę umowy, jakim jest program komputerowy, umowa z programistą powinna wyczerpująco opisywać funkcjonalności programu, a także - jeśli to konieczne - zawrzeć postanowienia o obowiązku zapewnienia kompatybilności z oprogramowaniem, z którego zleceniodawca już korzysta.
2. Czas trwania umowy
W umowie należy również określić czas trwania projektu oraz terminy realizacji poszczególnych etapów. Jeżeli strony tak postanowią, można również wskazać, jakie kary będą naliczane w przypadku nieterminowego wykonania prac.
3. Wynagrodzenie
Kolejnym istotnym elementem umowy jest wynagrodzenie za wykonanie projektu. Należy precyzyjnie określić, jakie kwoty będą wypłacane w przypadku wykonania poszczególnych etapów projektu oraz jakie będą terminy wypłat. Umowa powinna zawierać również zapisy dotyczącego tego, że wypłacane wynagrodzenie obejmuje również przeniesienie praw autorskich z programisty na zamawiającego.
4. Kwestia kluczowa, czyli przeniesienie praw autorskich do kodu
Kod wytworzony przez programistę / web developera jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego. W prawie polskim nie każda umowa przenosząca prawa autorskie będzie prawnie skuteczna Szczegółowo problematykę przenoszenia praw autorskich opisaliśmy dla Was w tym tekście: https://www.l3gal.pl/post/przeniesienie-autorskich-praw-maj%C4%85tkowych). Dla przypomnienia należy wskazać, że do prawidłowego przeniesienia praw autorskich niezbędne jest zawarcie umowy w formie pisemnej (art. 53 prawa autorskiego) bądź elektronicznej z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi (umowa zawarta w ten sposób jest równoważna z umową zawartą w formie pisemnej - art. 78(1) § 2 kodeksu cywilnego). Umowa przenosząca prawa autorskie zawarta w innej formie jest nieważna (art. 53 prawa autorskiego).
Tym samym, skutecznym przeniesieniem praw autorskich do wytworzonego przez programistę / web developera / softwarehouse kodu, niezbędne będzie zawarcie umowy w formie pisemnej. W przypadku, w którym nie zawarliśmy umowy o przeniesienie praw autorskich w formie pisemnej przyjmuje się, że twórca de facto udziela licencji na korzystanie z utworu (art. 65 prawa autorskiego). Licencja oznacza, iż prawa autorskie nie przechodzą na korzystającego, ma on jedynie upoważnienie do eksploatacji (korzystania z) danego utworu. Taka sytuacja rodzi jednak ryzyko po stronie nabywcy, gdyż twórca może licencję wypowiedzieć, jeśli umowa nie stanowi inaczej.
5. Ochrona danych osobowych
Jeśli programista będzie miał dostęp do przetwarzanych przez zleceniodawcę danych osobowych, spółka powinna zadbać o prawidłową podstawę do ich udostępnienia. W sytuacji w której zawieramy umowę z programistą bądź firmą informatyczną jako zewnętrznym kontraktorem, działającym poza daną organizacją, należy rozważyć powierzenie przetwarzania danych osobowych programiście jako procesorowi, zgodnie z art. 28 RODO. Przy zawieraniu umowy należy również pamiętać o obowiązku informacyjnym z art. 13 RODO.
6. Zakończenie bądź odstąpienie od umowy
Umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące zakończenia lub anulowania projektu, w tym wszelkie kary lub opłaty za wcześniejsze zakończenie. Dodatkowo, jeżeli strony tak uzgodnią, umowa powinna zawierać kary umowne za nieprawidłowe bądź nieterminowe wykonanie umowy bądź braku zapłaty wynagrodzenia w określonym przez strony terminie.
7. Prawo właściwe i jurysdykcja
Umowa powinna określać prawo właściwe i jurysdykcję w przypadku jakichkolwiek sporów prawnych. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia stron, ponieważ różne kraje i stany mogą mieć (i zazwyczaj mają) odmienne prawa i przepisy regulujące kwestie istotne dla wykonania umowy, w tym regulacje w zakresie praw autorskich. Przy czym podejmując decyzję co do prawa, które regulować będzie daną umowę warto wziąć pod uwagę zarówno to, czy dane prawo będzie dla nas bardziej korzystne jak i potencjalne koszty prowadzenia sporów w danej jurysdykcji, w przypadku niewykonania bądź nieprawidłowego wykonania umowy przez jedną ze stron.
8. Klauzula poufności
Dążąc do ochrony zasobów danych biznesowych – szczególnie w sektorach, w których informacja stanowi element przewagi konkurencyjnej – często stosuje się klauzulę poufności. Można ją również wykorzystać do uregulowania współpracy z programistą, zwłaszcza w umowach B2B.
Powołując się na klauzulę poufności wprowadzoną do umowy cywilnoprawnej z programistą, organizacja ma prawo wymagać zachowania poufności w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa i innych danych wartościowych dla przedsiębiorstwa. Jeżeli strony tak postanowią do umowy można również wprowadzić kary umowne w przypadku naruszenia tego zapisu. Istotne jest zwłaszcza to, aby przesłanki naliczenia takiej kary były konkretne, jasno określone i zrozumiałe dla obu stron.
9. Zakaz konkurencji
Przechodzenie osoby kompetentnej i doświadczonej między organizacjami wiąże się nie tylko z utratą wartościowego członka zespołu. Oznacza też, że ktoś inny będzie teraz korzystał z nakładów, które dana organizacja poniosła na rozwój wiedzy i umiejętności tego specjalisty. Odchodzący z danej organizacji web developer zabiera ze sobą profesjonalne know-how, ale także dane, z którymi miał styczność: wiedzę o byłym pracodawcy (zleceniodawcy, zamawiającym), o jego słabych i mocnych stronach, o jego kontaktach biznesowych, metodach działania i innych aspektach, które wpływają na osiąganie przez niego przewagi konkurencyjnej.
Formą ochrony w tym zakresie jest spisanie umowy o zakazie konkurencji bądź dodanie do umowy cywilnoprawnej odpowiednich klauzul o zakazie konkurencji. Uregulowanie zakazu konkurencji może mieć różny zakres i formę, zależnie od roli pełnionej w danej organizacji i rangi wiedzy, z jaką ta osoba ma styczność. Najczęściej sprowadza się do tego, że programista zobowiązuje się:
nie podejmować działalności gospodarczej konkurencyjnej w stosunku do organizacji, z którą współpracuje lub w której jest zatrudniony;
nie zatrudniać się w innych podmiotach, stanowiących konkurencję dla danej firmy.
Zakaz konkurencji może obowiązywać w czasie trwania umowy, jak również może obejmować ustalony okres po zakończeniu umowy i jej rozwiązaniu. Podobnie jak w przypadku klauzuli poufności, w przypadku naruszenia postanowień umowy cywilnoprawnej w zakresie zakazu konkurencji, strony mogą zastrzec kary umowne.
10. Dlaczego warto zawrzeć umowę na piśmie?
Umowa jest najmocniejszym dowodem poczynionych przez stron ustaleń. W przypadku jakichkolwiek konfliktów pomiędzy stronami umowy jest dokumentem, potwierdzającym warunki zawarcia umowy, prawa i obowiązki stron z niej wynikające. Ponadto umowa na piśmie oznacza możliwość skorzystania z uproszczonej procedury postępowania przed sądem w postępowaniu upominawczym bądź nakazowym, które co do zasady jest szybsze i mniej skomplikowane. Co do zasady, samo podpisanie umowy przez strony uwiarygadnia ich zamiary do prawidłowego wywiązania się przez obydwie strony ze swoich obowiązków. Niechęć kontrahenta do podpisania umowy w formie pisemnej powinna być tzw. “czerwoną lampką” i skłonić nas do ponownego zastanowienia się nad tym, czy oby na pewno chcemy zawrzeć umowę z daną osobą.
Podsumowanie
Praca z programistą IT powinna przybrać kształt formalnej umowy, tak aby upewnić się, że obie strony rozumieją swoje role, obowiązki i oczekiwania. Umowa powinna zawierać istotne elementy omówione powyżej, aby chronić zarówno zleceniodawcę jak i programistę oraz zapewnić powodzenie projektu. Przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z prawnikiem, tak aby upewnić się, że wszystkie wymogi prawne są spełnione.
Jeśli nadal masz jakieś wątpliwości w zakresie kwestii związanych z prawidłowym konstruowaniem umów z programistami / web developerami, zachęcamy do skontaktowania się z zespołem L3gal (www.l3gal.pl). Nasz zespół prawników służy pomocą w zakresie prawa procesowego, handlowego, umów oraz transakcji. Zapewniamy kompleksowe wsparcie prawne, dzięki któremu zabezpieczysz swoje interesy i unikniesz niepotrzebnych ryzyk. Skontaktuj się z nami, a z przyjemnością pomożemy Ci rozwiać Twoje wątpliwości.