autor: adwokat Justyna Bartoszek
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś/łaś się nad tym, czy ustalenia spisane w mailu, smsach czy komunikatorze internetowym można uznać za wiążącą umowę? Czy może zdarzyło Ci się umówić na wykonanie danej usługi wyłącznie ustnie, a następnie nie otrzymałeś/łaś umówionego wynagrodzenia? Czy chciałbyś/chciałabyś wiedzieć w jaki sposób zawierać umowy, tak by jak najlepiej zabezpieczyć swoje interesy?
Nasi klienci często zadają nam powyższe pytania zastanawiając się, czy zawarli z drugą stroną wiążącą umowę. Te kwestie stają się szczególnie istotne w sytuacji, w której współpraca między stronami odbiega od oczekiwanych efektów i jedna ze stron zaczyna rozważać podjęcie kroków prawnych. W takim wypadku warto mieć świadomość, jaką wartość ma zawarte przez nas porozumienie i jednocześnie zastanowić się na przyszłość, czy być może warto spisać wszelkie ustalenia w jednym dokumencie, tj. pisemnej umowie. Poniżej w przystępny sposób wyjaśnimy podstawowe kwestie związane z zawieraniem umów.
Jakie formy zawarcia umowy są dopuszczalne w prawie polskim?
Podstawą zasadą kontraktowania (czyli zawierania umów) określoną w kodeksie cywilnym jest wyrażona przez ustawodawcę w art. 353(1) kodeksu cywilnego zasada swobody zawierania umów. W praktyce zasada ta oznacza, że strony mają swobodę decydowania o zawarciu lub niezawarciu umowy i dowolność w wyborze kontrahenta, mogą w dowolny sposób formułować treść umowy a także wybrać formę w jakiej ma ona zostać zawarta. Ograniczeniem zasady swobody zawierania umów jest to, że treść i cel umowy nie mogą sprzeciwiać się właściwości (naturze) stosunku prawnego, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
W praktyce, występują następujące formy zawierania umów:
forma ustna,
zwykła forma pisemna,
forma pisemna z datą pewną,
forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu,
forma elektroniczna,
forma dokumentowa,
forma aktu notarialnego.
Forma ustna
Dopuszczalność zawierania umów w formie ustnej wynika pośrednio z art. 60 kodeksu cywilnego Zgodnie z nim, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Zawarcie umowy w formie ustnej jest więc możliwe i prawnie skuteczne, przy czym wybierają tą formę przy zawarciu umowy należy pamiętać o ewentualnych trudnościach oraz kodeksowych ograniczeniach w dowodzeniu treści umowy przed sądem, jeżeli pomiędzy stronami umowy wywiąże się spór.
Zwykła forma pisemna
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Zawierając umowę w formie pisemnej strony wymieniają dokumenty obejmujące treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Dla zachowania zwykłej formy pisemnej najistotniejszy jest własnoręczny podpis strony pod dokumentem.
Forma pisemna z datą pewną
Umowa cywilnoprawna może być sporządzona również w formie pisemnej z datą pewną. Zawarcie umowy z datą pewną, w sytuacjach określonych w przepisach, wywołuje szczególne skutki, których ta sama umowa bez daty pewnej nie wywołałaby. Jeżeli przepisy uzależniają ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej.
Forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu
Umowa może również zostać sporządzona w formie pisemnej z urzędowym poświadczeniem podpisu (np. forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonym). Forma ta tym różni się od zwykłej formy pisemnej, że notariusz zamieszcza na umowie klauzulę stwierdzającą własnoręczność podpisu złożonego przez osobę wskazaną w klauzuli.
Forma elektroniczna
Żeby skutecznie zawrzeć umowę w formie elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Żeby podpis kwalifikowany był ważny, musi zostać poświadczony za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany można kupić tylko u certyfikowanego dostawcy - ich lista dostępna jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Umowa zawarta w formie elektronicznej jest równoważna z umową zawartą w formie pisemnej. Jeżeli więc strony umowy wymagają zachowania formy pisemnej lub takie wymaganie jest określone w ustawie, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego spełnia zachowanie tego wymogu.
Forma dokumentowa
Do jej zachowania formy dokumentowej niezbędne jest, aby zawierana umowa spełniała łącznie 3 cechy wskazane poniżej:
złożenie oświadczenie woli, która jest wyraźna (wiemy co, ktoś zamierza zrobić);
możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie (wiemy kto jest stroną która złożyła dane oświadczenie - identyfikacja po podpisie, adresie IP, etc.);
oświadczenie jest złożone w formie dokumentu w rozumieniu kodeksu cywilnego (tj. złożone jest na nośniku informacji, który umożliwia wielokrotne odczytanie i zapoznanie się z jej treścią).
Definicja dokumentu jest neutralna technologicznie. Treść dokumentu może zatem przyjmować dowolną postać (np. znaków graficznych, dźwięku, obrazu), a także być utrwalona na dowolnym nośniku (np. na papierze, w postaci pliku doc, pdf, wav, mp3 itp.).
Tym samym ustalenia spisane w mailu, smsach czy komunikatorze internetowym można uznać za wiążącą umowę. W rozumieniu przepisów obowiązującego prawa została ona bowiem zawarta w formie dokumentowej.
Forma aktu notarialnego
Umowę cywilnoprawną można zawrzeć również w postaci aktu notarialnego. Akt notarialny jest sporządzany przez notariusza w sytuacji gdy wymaga tego przepis prawa lub gdy taka jest wola stron. Niedochowanie formy aktu notarialnego w sytuacji, gdy wymaga tego prawo, powoduje bezskuteczność czynności prawnej i jej nieważność. W prawie cywilnym, forma aktu notarialnego jest zastrzeżona m.in. do umów sprzedaży nieruchomości.
Czy mogę sprzedając prawa autorskie przez maila?
Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że nie może dojść do skutecznego przejścia praw autorskich na podstawie ustnych czy mailowych ustaleń, umowy podpisanej za pomocą aplikacji oferującej podpisy cyfrowe (np. Docusign) lub umowy zawierającej jedynie skan podpisu. Bez pisemnej umowy nie można więc przenieść praw autorskich.
Przy czym jednocześnie warto pamiętać, że własnoręczny podpis można zastąpić kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie bowiem z treścią art. 781 kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Tym samym, jeżeli nie mamy możliwości spotkania się osobiście z kontrahentem w celu sporządzenia formy pisemnej umowy, możemy umowę o przeniesienie praw autorskich zawrzeć w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obydwu stron.
Co zyskuję spisując profesjonalną umowę z kontrahentem?
Przede wszystkim prawidłowo skonstruowana umowa nie zostawia wątpliwości w zakresie obowiązków obydwu stron. Podpisując umowę (czy to w zwykłej formie pisemnej, czy to w formie dokumentowej jeżeli do danej czynności nie jest niezbędna inna forma - np. aktu notarialnego w przypadku sprzedaży nieruchomości) zyskujesz pewność co do ustaleń stron, zakresu obowiązków zarówno swoich jak i kontrahenta a także masz dowód, na którym możesz opierać się przed sądem w przypadku, w którym usługa / produkt zostanie wykonany nieprawidłowo bądź jako wykonawca nie otrzymasz wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Zawieranie umów w formie pisemnej / dokumentowej, w której jasno zostały określone prawa i obowiązki, jest korzystne dla obydwu stron umowy. Dobrze skonstruowana umowa powinna równoważyć ryzyka i korzyści, które strony ponoszą / osiągną w wyniku jej wykonania.
Jeśli nadal masz jakieś wątpliwości w zakresie kwestii związanych z formami zawieranych umów, zachęcamy do skontaktowania się z zespołem L3gal (www.l3gal.pl). Nasz zespół specjalistów służy pomocą w zakresie prawa handlowego, umów oraz transakcji. Zapewniamy kompleksowe wsparcie prawne, dzięki któremu zabezpieczysz swoje interesy i unikniesz niepotrzebnych ryzyk. Skontaktuj się z nami, a z przyjemnością pomożemy Ci rozwiać Twoje wątpliwości.